香港政府規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書,法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時,一般還提供注冊地址和處理政府來往文件。
法定秘書相等于海外人士在香港的代言人,必須由香港居民或公司擔任,方便政府聯系和處理政府的往來文件。法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權,但如果公司發生問題,法定秘書是要擔當一定責任的。
法定秘書通常有以下幾項責任:
(1) 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄;
(2) 在董事會的指示下,簽發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人士;
(3) 秘書有時應加簽文件和蓋章;
(4) 處理股權轉讓事宜;
(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊;
(6) 按規定向公司注冊處提交有關文件,例如年度報表,更改董事或股東的通知等。
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